LA OFICINA DE GESTIÓN DE LA ESTRATEGIA

La oficina de gestión de la estrategia es un área de la organización que se encarga de la supervisión, viabilidad, análisis, aprobación y ejecución de las estrategias para el futuro cumplimiento de la misión y visiones de la empresa.

La creación de la oficina de gestión se hace con el propósito de generar métodos y formas para todas las áreas y sus respectivas actividades y así alcanzar altos índices de ganancia y beneficios para los colaboradores, clientes y directivos de la organización.

Esta oficina de gestión va a participar de un co-gobierno junto con los directivos y ejecutivos de altos rangos de la empresa para discutir acerca de las necesidades de la organización y su entorno; así como de dar a conocer al 100% de todas las actividades que se desarrollan en la empresa para un mejor alcance de participación dentro de ella.

Por otro lado, esta oficina de gestión tiene como principal objetivo evitar caer en una incongruencia de mando o dirección, ya que lo que busca es trabajar en conjunto y que todas las áreas, fuera de sus objetivos y actividades específicas, sepan y cooperen para el cumplimiento de los objetivos en común. Esto conllevará a una buena y duradera gestión empresarial.

TAREAS BÁSICAS DE LA OFICINA DE GESTIÓN DE LA ESTRATEGIA:

- Crear y gestionar el balance de producción.
- Alinear a la organización.
- Revisar la estrategia.
- Desarrollar la estrategia.
- Comunicar la estrategia.
- Gestionar las iniciativas estratégicas.
- Integrar las prioridades estratégicas con otras funciones de apoyo.

EL OCTÓGONO

El octógono es una teoría que trata de explicar cómo está diseñada o elaborada la organización y de qué forma sus aspectos o ambientes se interrelacionan para integrar un todo común y perfecto.

Esta teoría presenta un esquema que posee tres niveles que se aprecian tanto en forma vertical como horizontal y que a su vez se ven afectados de manera externa e interna por algunos principios importantes para el buen desarrollo y productividad de la organización; como son los motivos extrínsecos e intrínsecos, la misión y la visión de la empresa.

De la misma forma, muestra cómo la empresa genera y se interrelaciona con su entorno ya sea interno (a nivel de sus colaboradores e integrantes) o externo (a nivel del público consumidor); para el alcance pleno y satisfactorio de sus principales objetivos. Tómese en cuenta que estos objetivos serán concretos en base a una estrategia totalmente viable que responda a las necesidades del consumidor y los colaboradores de la organización; ya que si ambos entornos están satisfechos, la organización alcanzará un beneficio pleno.



VARIABLES DE LA ORGANIZACIÓN:

Estructura Formal.- Responde al diseño de los cargos de la empresa. La estructura formal es en sí, el organigrama de la empresa que se genera a partir de su creación. Analógicamente la estructura corresponde al esqueleto del cuerpo, ya que es la parte sólida de la organización.

Estrategia.- La estrategia es toda actividad, movimiento o acción que realice la organización, de manera conveniente y juiciosa, en torno o referente a sus trabajadores y consumidores.

Sistemas de dirección.- Los sistemas e dirección confieren al modo o forma en cómo se dirige la organización. El jefe o líder, pieza originaria de la empresa, debe crear necesariamente un modelo de trato, atención, participación, delegación y estructura de la organización para lograr una comunicación eficaz entre todos sus colaboradores, así como complementar satisfactoriamente los objetivos establecidos. Este sistema de dirección es el que se va a encargar de controlar que las operaciones se lleven a cabo, cumpliendo con una óptima estrategia.

Estructura real.- Grafica las cualidades, habilidades y acciones específicas de cada persona dentro de una organización. Determina el rol y verdadero desempeño de cada colaborador, independientemente del cargo que ocupe, dentro de la empresa.

Objeto.- Trata principalmente de la competencia distintiva y de las capacidades específicas que poseen una organización y sus trabajadores. Aquello que la empresa conoce y hace bien. Se define también como el conocimiento de lo que se posee o dispone para conllevar la toma de decisiones.

Estilos de dirección.- Refieren a las formas en cómo se llevan a cabo las operaciones y se hace la toma de decisiones en base a los dotes naturales de cada líder y sobretodo a la influencia que recibe según su objeto o competencia distintiva. Es la forma en cómo se solucionan los problemas o responden a las necesidades de la organización, tomando en cuenta dos procesos fundamentales: el primero es la comunicación, que puede ser ascendente (de empleado a jefe) o descendente (de jefe a subordinado); y por otro lado está la participación que trata no sólo de la delegación de funciones, sino también de la interacción que tenga cada colaborador.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

LA EMPRESA

La empresa es la unidad económico-social con fines de lucro, en la que el capital, recursos naturales, el trabajo y la dirección se coordinan para llevar a cabo una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos necesarios para formar una empresa los Factores Productivos: capital, trabajo y recursos materiales

En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.

Clasificación de las empresas

Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, segun en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos y su producción.

Según la actividad o giro:

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en:

• Industriales.- La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
  
  
  • Extractivas: Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
  
  
  
  • Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser:
  • • De consumo final: Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles, alimentos, aparatos eléctricos, etc.
    
    
    • De producción: Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.

• Comerciales.- Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en:
  
  • Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
  • Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
  • Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.

• Servicio.- Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en:
  • Transporte
  • Turismo
  • Instituciones financieras
  • Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)
  • Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)
  • Educación
  • Finanzas
  • Salubridad

Según la forma jurídica:

Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios. Podemos distinguir:

• Empresas individuales: Si sólo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad limitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar.

• Empresas de sociedad.- Constituídas por varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comunitaria y la sociedad de responsabilidad limitada. Así como las cooperativas u otras organizaciones de economía social.

Según su dimensión:

No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación:

• Micro empresa: Si posee 10 o menos trabajadores.
• Pequeña empresa: Si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.
• Mediana empresa: Si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.
• Gran empresa: Si posee más de 250 trabajadores.
• Multinacional: Si posee ventas internacionales.

Según su ámbito de acción:

En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir:

1. Empresas locales
2. Regionales
3. Nacionales
4. Multinacionales
   
5. Transnacionales
6. Mundial

Según la procedencia de capital:

1. Empresa privada: Si el capital está en manos de accionistas particulares (empresa familiar si es la familia, empresa autogestionada si son los trabajadores, etc.)
2. Empresa pública: Si el capital y el control está en manos del estado.
   
3. Empresa mixta: Si la propiedad es compartida.

Elementos de la empresa

• Factores activos: Empleados, propietarios, sindicatos, bancos, etc.
• Factores pasivos: Materias primas, transporte, tecnología, conocimiento, contratos financieros, etc.
• Organización: Coordinación y orden entre todos los factores y las áreas.

LAS INSTITUCIONES:

Son cuerpos normativos, jurídicos y culturales, conformados por un conjunto de ideas,

creencias, valores y reglas que condicionan las formas de intercambio social.

Pueden pertenecer o ser de tipo:

Público o de gobierno: Son instituciones que dependen del estado en una economía nacional. La actividad económica del sector público abarca todas aquellas actividades que el estado y sus empresas posee o controla. El papel y el volumen de la institución de tipo público dependen en gran medida de lo que en cada momento se considera que constituye el interés público.

Privado: Son las instituciones que forman parte de la economía de un país que no pertenece o no está controlada por el Estado. En el sector privado se incluyen las sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, corporaciones, trabajadores autónomos, fundaciones, etc.

Organizaciones no gubernamentales (ONG): Son entidades con una amplia estructura nacional o internacional y con objetivos que pueden cumplirse mediante la influencia sobre los gobiernos y medios de comunicación, pero que no están constituidas como partidos políticos. Las ONGs se ocupan de una gran variedad de cuestiones y causas: el intercambio científico, la religión, la ayuda de emergencia y los asuntos humanitarios, etc.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

1. Del objetivo:

Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.

2. Especialización.

El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

3. Jerarquía.

Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

4. Partida de autoridad y responsabilidad.

A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

5. Unidad de mando.

Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un solo jefe.

6. Difusión.

La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.

7. Amplitud o tramo de control.

Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

8. Coordinación

Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).

9. Continuidad.

Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los elementos de la organización son:

1. Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
2. Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
4. Jerarquía: La organización como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
5. Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

LA ORGANIZACIÓN

La organización se entiende como una unidad funcional y estructural que existe en el nivel microsocial, el cual se enfatiza en una acción deliberada y racional de los individuos como todos los sistemas sociales. Es decir, la organización tiene una función y composición social que actúa similar o parecida a cualquier estructura en sociedad ya que posee necesidades y demandas que se generan de manera individual, grupal o institucional.

Podemos decir también que las organizaciones son la suma de las acciones individuales porque adquieren vidas propias sobre las cuales ningún individuo tiene control o es responsable. Por tanto una organización puede ser: empresarial, educativa, pedagógica, gubernamental, administrativa, militar, publicitaria, cultural y de salud. Algunas de estas organizaciones serían pequeñas y otras grandes, de la misma forma algunas serían con fines de lucro y otras sin fines de lucro, u ofrecerían productos, productos y servicios o sólo servicios.

Existen dos clases de organización:

1) Organización Formal: Es la organización basada en una división del trabajo racional. Es la organización formalmente oficializada, planteada o planeada según lo expuesto en algún documento que certifique su existencia.

2) Organización Informal: Es la organización que emerge espontáneamente y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal, se forma a partir de las relaciones o vínculos de amistad o de algunos grupos informales que no aparecen en el organigrama.

CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

1. Según el tipo de función:

a. Organización lineal o militar.- Es una sola la persona que tiene el mando y quien toma las decisiones, por este motivo es más fácil llevar a cabo la ejecución de las mismas y de igual manera es más sencillo mantener el orden y la disciplina. este tipo de organización es muy útil en empresas pequeñas, pero por ser rígida e inflexible no se crean vínculos empáticos entre empleador y empleados.

b. Organización funcional o de Taylor.- Aquí se divide el trabajo y se establece una especialización por área o departamento, lo que facilita la estructura y funcionalidad de la organización y hasta el último detalle está siendo elaborado o supervisado por algún empleado o gerente. Sin embargo por existir más de un jefe o la misma división de áreas puede ocasionar ciertos roces o conflictos o que quizá no quede muy clara la responsabilidad de mando entre los trabajadores.

c. Organización lineo funcional.- En este tipo de organización se combinan la lineal y la funcional por lo que su sistema se desarrolla en base a especializaciones, es decir, separación de áreas o departamentos y por otro lado el mando está ejercido por un solo jefe.

d. Organización Staff.- No se cuenta con una autoridad de línea o poder que impone, sino que surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance tecnológico que proporciona la información experta y de asesoría.

e. Organización por comités.- Se asignan asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto. Los comités se clasifican en:

i. Directivo: Representa a los accionistas de un empresa.

ii. Ejecutivo: Ejecutan los acuerdos de los directivos.

iii. Vigilancia: Integrado por personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.

iv. Consultivo: Conformado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

A su vez las soluciones que brindan son más objetivas, se comparte la responsabilidad de mando lo que permite aprovechar al máximo los conocimientos del conjunto.

Por otro lado puede generar problemas a largo plazo, ya que comúnmente es difícil que los ejecutivos se desliguen del cargo y además la toma de decisiones en ocasiones suele alargarse.

f. Organización matricial. Está constituido por la departamentalización por producto y por funciones, se distingue de los otros tipos de organización porque se abandona el principio de unidad de mando o de jefes lo que ocasiona una confusión acerca de quien depende de quien y da lugar a una lucha de poder.

2. Según su objeto:

a. Empresas.- Se entiende como empresa a toda organización que procesa u ofrece bienes y servicios a cambio de un monto monetario. Se subdividen en empresas públicas, capitalistas y cooperativas como los bufetes, estudios, etc.

b. Instituciones.- Son aquellas que procesan personas o aspectos de su actividad o su conducta en su totalidad, lo que puede entenderse también como un servicio peor que no cuenta necesariamente con un fin lucrativo. A esto nos referimos a manicomios, hospicios, conventos, etc. Así mismo podemos referirnos a las escuelas u hospitales que son de tipo tutelas o por otro lado a las de tipo administrativo como la policía de tránsito o haciendas que procesan aspectos ocasionales.

c. Asociaciones.- Son aquellas que procesan los intereses de los participantes y se subdividen en tres:

i. Políticas: Incluyen partidos o movimientos políticos que pretenden representar intereses generales o imponer los propios como tales.

ii. Sectoriales: Tales como los sindicatos o asociaciones de consumidores que pretenden defender sus intereses propios.

iii. Conviviales: Como los clubs deportivos o culturales.

3. Por su propósito de racionalidad económica:

a. Lucrativas:

i. Por el producto: Se encuentran los de bienes, como la fabricación de vienen tangibles. También están los de servicios como de salud, educativos, financieros, etc.

ii. Por el tamaño del capital y número de trabajadores: Pueden subdividirse en:

1. Microempresas: Familiares o artesanales.

2. Pequeña empresa: Con menos de 100 trabajadores.

3. Mediana empresa: Cuenta con un promedio de 100 trabajadores.

4. Grandes empresas: Son aquellas tipo holding que cuentan con miles de trabajadores.

iii. Por el alcance espacial de su mercado: Puede ser local, regional, nacional o multinacional.

iv. Por el origen del capital: Se clasifican en privadas, públicas y mixtas.

b. No lucrativas:

i. Del estado o públicas con finalidad social y política centralizada: Aquí se encuentran los ministerios, establecimientos públicos y municipios.

ii. Tradicionales: Como el ejército y la iglesia.

iii. De servicios no gubernamentales: Como Ong’s, clubs, asociaciones. Existen también las organizaciones de autogestión o formas asociativas de empresa con ánimo de lucro que se caracterizan porque los recursos pertenecen a todos los integrantes quienes tienen participación en la distribución de los beneficios.

4. Según su fin específico:

a. Coactivas.- En estas el nivel superior tiene toda la autoridad y se afecta la libertad del individuo, como el caso de los hospitales mentales.

b. Normativas.- Son aquellas que ofrecen recompensa o beneficios por pertenecer a ellas como es el caso de las asociaciones profesionales y clubes.

c. Utilitarias.- Su único y principal objetivo es el lucro, este es el caso de las industrias y los comercios.

d. Mixtas.- Pueden brindar un beneficio pero tienen ellas una utilidad.

5. Según su departamentalización:

a. Funcional.- Es común en las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

b. Producto.- Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

c. Geográfica o por territorios.- Depende del espacio territorial donde se ubique o desarrolle el producto.

d. Por clientes.- Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

e. Por proceso o equipo.- En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

f. Por secuencia.- Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

1. En cuanto a la forma de organización:

a. Centralizada: Una de las políticas básicas de decisión que todo gerente enfrenta, es el grado de centralización que se usará. La administración mantiene su estrecho y rígido control sobre todas las actividades de la empresa (esto sucede en las empresas pequeñas). Evidentemente, este grado de centralización no resultaría en una empresa grande. Existen varias ventajas al usar un modelo de organización que no está altamente centralizada.

La carga administrativa puede repartirse sobre más personas y por lo tanto pueden manejarse organizaciones más grandes y complejas.

La delegación de autoridad a los subordinados crea entusiasmo en ellos, puesto que toman parte activa en la administración y en el proceso de la toma de decisiones.

Al delegar la autoridad los superiores pueden disponer de más tiempo para las decisiones difíciles. Surgen buenas ideas cuando muchas mentes trabajan juntas en un problema.

b. Descentralizada: Una operación descentralizada se encuentra con más frecuencia cuando una compañía tiene operaciones separadas geográficamente, (Por ejemplo: bancos, hoteles, tiendas). Bajo la descentralización los gerentes de estas operaciones subordinadas reciben casi autoridad plena para operar su propia organización. Entre las ventajas que ofrece están: La gente en las organizaciones separadas toma decisiones rápidamente a sus necesidades, estas organizaciones proporcionan un buen campo de entrenamiento para los futuros gerentes, la descentralización es útil especialmente en el extranjero.

La principal desventaja es la pérdida del control central de las operaciones.

7. Según giro:

Extractiva, agroindustrial, manufacturera, comercializadora, de servicios.

8. Según los sectores de la sociedad:

- Sector público: Gobierno federal, estatal, municipal.

- Sector privado: Empresas.

- Tercer sector: Sociedad civil, organizaciones sociales, ONG’S.